STAP 5 - Uitvoeringsfase van de werken | Agentschap Binnenlands Bestuur

Thema's

STAP 5 - Uitvoeringsfase van de werken

5.1. Aanvang van de werken
5.2. Betalingen

5.2. Betalingen

De betaling van de subsidie gebeurt naargelang de vordering van de werken op basis van in te dienen vorderingstaten en facturen.
Volgende documenten dienen in 3 exemplaren aan het ambt van de gouverneur verzonden te worden:

BIJ DE AANVANG VAN DE WERKEN

(eventueel) de brief i.v.m. de vraag om prijshandhaving
de betekening aan de aannemer die de werken zal uitvoeren
kopie van het aan de aannemer gegeven bevel tot aanvang van het werk
kopie van het bewijs van aangetekende zending van het aanvangsbevel
kopie van de borgstellingsakte van de aannemer
kopie van de brief aan de aannemer waarbij hij deze akte aan de opdrachtgever zendt. Bij afgifte van deze akte, een verklaring met vermelding van de datum van de ontvangst bijvoegen.
dag en uur van de regelmatige werfvergaderingen

Opgelet: Vergeet niet het rekeningnummer te vermelden waarop de subsidie mag betaald worden.

BIJ DE UITVOERING VAN DE WERKEN

1. Kopie van alle werfverslagen

2. Vorderingstaten

Om de voorschotten op de subsidies mogelijk te maken, moeten maandelijks volgende documenten aan het ambt van de gouverneur gezonden worden:

het proces-verbaal van de voor de eerste (tweede, enz…) betaling in aanmerking genomen werken
de staat van uitgevoerde werken (gedagtekend en cumulatief opgesteld)
de verrekeningen van lonen en sociale lasten met toepassing van de parameters vermeld in het bijzonder lastenboek van de werken
de gedetailleerde lijst van de verlof- en verletdagen wegens slechte weersgesteldheid met opgave van de juiste data (eveneens cumulatief op te stellen)
de door de aannemer op te stellen aanvraag om betaling
de desbetreffende factuur in de voorgeschreven vorm.

In de vorderingstaat moeten alle contractueel voorziene hoofdwerken opgenomen worden, met inbegrip van de verrekening van de vermoedelijke hoeveelheden.

Bijkomende werken en/of meerwerken (werken niet voorzien in het oorspronkelijke dossier) dienen opgenomen in dezelfde staat, maar op een afzonderlijke tabel, gescheiden van de contractueel voorziene werken.
De nummering van de vorderingstaten loopt door als er geen werken te vorderen zijn, behalve als de werken gedurende een ganse periode van een vorderingstaat geschorst zijn.

3. Onderbreking van de werken

Wegens slechte weersomstandigheden: in dit geval moet er dienaangaande geen beslissing genomen worden. Men dient enkel de verletdagen (met opgave van de juiste data) op te nemen in de bij de vorderingstaat te voegen lijst.
Bij schorsing van de werken op bevel van het bestuur dienen volgende documenten worden ingestuurd:
- eventuele gemotiveerde aanvraag van de aannemer
- verslag van de ontwerper
- besluit van de aanbestedende overheid
- bevel van schorsing
- bevel van wederaanvang

4. Verlenging van de uitvoeringstermijn

Speciaal dient vermeld dat de verletdagen wegens slecht weer NIET het voorwerp moeten uitmaken van een termijnverlenging. (zie 3.)

Wel kan een termijnverlenging toegestaan worden voor o.m. het uitvoeren van meerwerken en andere ernstige redenen die vreemd zijn aan elementen die gekend zijn bij de aanbesteding.

Volgende documenten moeten dan ingestuurd worden:

de behoorlijk gemotiveerde aanvraag van de aannemer
het omstandig verslag van de ontwerper
de beslissing van de aanbestedende overheid. De beslissing moet genomen worden VOOR het einde van de werken.

5. Bijkomende werken en wijzigingen

Opgelet: Deze werken kunnen gesubsidieerd worden, doch enkel indien ze vooraf door de bevoegde Vlaamse overheid zijn goedgekeurd, via het Team Gesubsidieerde Infrastructuur.

Volgende documenten dienen hiervoor aan het ambt van de gouverneur gezonden te worden:

de technische verantwoording van de ontwerper
de beschrijving van de uit te voeren bijkomende werken en van de eventuele minwerken samen met de betreffende plannen en tekeningen
de gedetailleerde raming en/of prijsopgave van de uit te voeren werken
het akkoord van de aannemer met de uitvoering van de bijkomende werken, hetzij aan de eenheidsprijzen van zijn inschrijving, hetzij aan een overeengekomen prijs
ingeval van een overeengekomen prijs, een door de aannemer op te stellen verantwoording betreffende deze prijs en een advies van de ontwerper over de gevraagde prijs
ingeval van termijnverlenging (zie punt 4. hiervoor)
het besluit van de aanbestedende overheid waarbij:
- de bijkomende werken worden goedgekeurd
- eventueel een beslissing wordt genomen i.v.m. een termijnverlenging
- de toelating tot uitvoering wordt aangevraagd en de subsidiëring wordt gevraagd.

BIJ HET EINDE VAN DE WERKEN

Samenstelling van het afrekeningdossier

de documenten voorzien onder de hierboven vermelde rubriek "Bij de aanvang van de werken" voor zover ze nog niet werden voorgelegd.
het proces-verbaal van weigering van voorlopige oplevering (indien van toepassing)
voor HVAC - het proces-verbaal van weigering van tweede voorlopige oplevering (indien van toepassing)
het proces-verbaal van voorlopige oplevering
voor HVAC - het proces-verbaal van tweede voorlopige oplevering
alle vordering- en herzieningstaten, inclusief de gedetailleerde eindstaat
de gedetailleerde lijst van de min- en meerwerken
recapitulatie van alle aangerekende contractuele herzieningen
een volledig overzicht van de uitvoeringstermijnen (met o.a. de gedetailleerde lijst van de verletdagen en betaald verlof met opgave van de juiste data en met vermelding van de werkelijke einddatum van de werken)
een overzicht van de eindafrekening opgesteld door uw ontwerper
ingeval van schorsing: de verantwoordingsdocumenten en de bevelen tot stopzetting en hervatting van de werken
in voorkomend geval, de berekening van de toegepaste boetes en/of refacties met de processen-verbaal van vaststelling
de facturen betreffende al de uitgevoerde werken (de betalingsaanvragen van de aannemer volstaan niet)
de aanvraag van de aanbestedende overheid tot de vereffening van het saldo van de subsidie
een besluit van de kerkraad¹ i.v.m. de goedkeuring van de eindafrekening.

De documenten die reeds eerder toegestuurd werden moeten uiteraard niet meer bijgevoegd worden.

Na controle en eventuele vervollediging van het dossier, stuurt de gouverneur de bundel voor verdere afhandeling naar de Vlaamse overheid, Agentschap voor Binnenlands Bestuur, Team Gesubsidieerde Infrastructuur te Brussel.

Modeldocumenten bij de betaling van de subsidie:

Tot slot kan voor eventuele aanvullende gegevens verwezen worden naar de toelichting gegeven in het document “De restauratiepremie voor beschermde monumenten” op de website van Erfgoed en Ruimte.

Meer bepaald wordt onder de rubriek “Voorwaarden” op blz. 23, verwezen naar de verbintenissen die de premienemer dient te respecteren.

Gelieve een keuze te maken naargelang de eredienst: kerkraad, bestuursraad, kerkfabriekraad, comité

Naar de bovenkant van de pagina

Terug naar het stappenplan

Thema Overheidsopdrachten