STAP 4 - Gunningfase
4.1. Aanstelling aannemer - procedure
Zoals gesteld in "STAP 2" beperken we ons tot de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking en de beperkte aanbesteding.
1. Selectievoorwaarden van de kandidaten
In dit stadium van het dossier dient de kerkfabriek1 in eerste instantie een besluit te nemen tot vaststelling van de voormelde selectievoorwaarden.
Deze selectievoorwaarden dienen in het publicatiebericht opgenomen te worden.
Opgelet: wanneer slechts 3 of minder aannemers kunnen geselecteerd worden dient een afwijking aangevraagd te worden aan het agentschap Onroerend Erfgoed.
2. Wanneer publicatie?
Ingeval van beperkte aanbesteding moet een publicatiebericht geplaatst worden in het Bulletin van Aanbestedingen.
Ingeval van onderhandelingsprocedure worden er minimaal een vijftal geschikte firma’s aangeschreven met het verzoek een offerte in te dienen.
3. Nazicht van de aanvragen tot deelneming
Er dient steeds een verslag van nazicht opgesteld te worden.
4. Keuze van de gegadigde
De kerkraad2 neemt een besluit waarin de geselecteerde kandidaten vermeld worden.
5. Kennisgeving aan de niet-geselecteerde kandidaten
Sinds 25 februari 2010 zijn nieuwe bepalingen omtrent informatie en rechtsbescherming in werking getreden. Zij gelden voor opdrachten die zijn aangekondigd sinds die datum of waarvoor sedert die datum een uitnodiging werd verstuurd tot kandidatuurstelling of indienen van een offerte.
Klik hier om uitgebreide informatie te raadplegen.
Er wordt een onderscheid gemaakt in de voorschriften in functie van de drempelbedragen.
- Informatie bij opdrachten tot 67 000 euro (exclusief BTW)
De regels zijn zowel van toepassing op de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking als alle andere gunningprocedures waarvan het goed te keuren bedrag op het moment van de gunning NIET hoger is dan 67 000 euro (exclusief BTW).
De niet-geselecteerde kandidaten worden onmiddellijk schriftelijk in kennis gesteld over dit feit van zodra de selectiebeslissing is genomen.
Binnen de 30 dagen nadat deze informatie is meegedeeld kan elke niet-geselecteerde inschrijver of kandidaat de motivering van zijn niet-selectie schriftelijk opvragen.
De aanbestedende overheid moet deze informatie versturen binnen 15 dagen na ontvangst van het verzoek.
Bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, gesloten met een aanvaarde factuur (tot en met 5 500 euro), geldt er geen informatieplicht.
- Informatie bij opdrachten boven 67 000 euro (exclusief BTW)
De aanbestedende overheid moet onmiddellijk na de selectiebeslissing de volgende informatie aan elke niet-geselecteerde kandidaat schriftelijk toezenden:
- de motivering van zijn niet-selectie (dus een uittreksel van de selectiebeslissing);
- de volledige selectiebeslissing, indien die een selectiebeperking inhoudt.
Deze informatie wordt verplicht per fax of per e-mail of een ander elektronisch middel verstuurd, met bevestiging per aangetekende brief op dezelfde dag.
6. Kennisgeving aan de geselecteerde kandidaten
De geselecteerde kandidaten dienen per aangetekende brief in kennis gesteld te worden van hun selectie en uitgenodigd worden om hun offerte in te dienen.
7. Opening van de offertes
Op datum vastgesteld in het bestek of in de aankondiging gaat de kerkraad2 over tot de opening van de offertes (Proces-verbaal van opening).
De binnengezonden offertes worden nadien onderzocht en er wordt een gunningverslag (verslag van nazicht) opgesteld. Naargelang de gekozen gunningprocedure dient voor het gunningverslag een keuze gemaakt:
- gunningverslag bij beperkte aanbesteding
- gunningverslag bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking
8. Gunningbesluit
Veiligheidshalve controleert men of de gestanddoeningstermijn al dan niet verstreken is. In bevestigend geval handelt men volgens de artikelen 116 t.e.m. 119 van het KB van 8 januari 1996. Indien de gestanddoeningstermijn verstreken is moet de kerkraad2 een brief schrijven met de vraag of de offerte gehandhaafd blijft.
De kerkraad2 neemt een besluit waarin de gunning gebeurt aan de gekozen inschrijver (tijdstip van kennisgeving: zie verder in procedure).
9. Samenstelling gunningdossier
Het gunningdossier omvat:
- het gunningverslag (beperkte aanbesteding of onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking)
- het bestek en de plannen, indien gewijzigd, sinds de premietoekenning
- de publicatie- en uitnodigingsberichten (het origineel en 4 kopieën)
- het proces-verbaal van de opening van de inschrijvingen
- de ingediende inschrijvingen, opgesplitst in subsidieerbare en niet-subsidieerbare posten
- de gedetailleerde prijsvergelijking van de verschillende ingediende offertes
- de bouwvergunning en het brandweerverslag (indien van toepassing)
- het toewijzingsbesluit (beperkte aanbesteding of onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking)
- een geactualiseerde raming (indien S en I-index met meer dan 5% is gestegen en/of wanneer zich in deze periode bijkomende schade aan het monument heeft voorgedaan waarvan de restauratiekosten meer bedragen dan 5% van de aanvaarde kostenraming, kan, mits schriftelijke en gemotiveerde aanvraag van de premienemer de toegekende premie worden verhoogd) (artikel 3 § 5 van BVR van 14 december 2001).
10. Verzending dossier
Dit gunningdossier wordt in vijf exemplaren (1 origineel en 4 kopieën) opgesteld, waarvan:
- 1 kopie ter kennisgeving aan de gemeente
- het originele en 3 kopieën aan de gouverneur
11. Kennisgeving aan de niet-gekozen inschrijver(s)
Sinds 25 februari 2010 zijn nieuwe bepalingen omtrent informatie en rechtsbescherming in werking getreden. Zij gelden voor opdrachten die zijn aangekondigd sinds die datum of waarvoor sedert die datum een uitnodiging werd verstuurd tot kandidatuurstelling of indienen van een offerte.
Klik hier om uitgebreide informatie te raadplegen.
Er wordt een onderscheid gemaakt in de voorschriften in functie van de drempelbedragen.
- Informatie bij opdrachten tot 67 000 euro (exclusief BTW)
De regels zijn zowel van toepassing op de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking als alle andere gunningprocedures waarvan het goed te keuren bedrag op het moment van de gunning NIET hoger is dan 67 000 euro (exclusief BTW).
De afgewezen inschrijvers worden onmiddellijk na de gunningbeslissing schriftelijk ingelicht.
Binnen de 30 dagen nadat deze informatie is meegedeeld kan schriftelijk:
- elke inschrijver wiens offerte werd geweerd, de motivering van de wering opvragen;
- elke inschrijver wiens offerte niet gekozen werd, de gemotiveerde gunningbeslissing opvragen.
De aanbestedende overheid moet deze informatie binnen 15 dagen versturen na ontvangst van het verzoek.
Bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking gesloten met een aanvaarde factuur (tot en met 5 500 euro) geldt er geen informatieplicht.
- Informatie bij opdrachten boven 67 000 euro (exclusief BTW)
Na de gunningbeslissing moet onmiddellijk de volgende informatie schriftelijk worden verzonden:
- aan elke inschrijver met een onregelmatig verklaarde offerte: de motivering van zijn wering
(uittreksel gunningbeslissing)
- aan elke inschrijver met een niet-gekozen offerte: de gemotiveerde gunningbeslissing.
Deze informatie wordt verplicht per fax of per e-mail of een ander elektronisch middel verstuurd, met bevestiging per aangetekende brief op dezelfde dag.
12. Kennisgeving aan de gekozen inschrijver
- Informatie bij opdrachten tot 67 000 euro (exclusief BTW)
De kennisgeving van de keuze van de aannemer gebeurt onmiddellijk schriftelijk na de gunningbeslissing. Het feit dat de gekozen inschrijver wordt ingelicht, betekent nog geen sluiting van de opdracht.
Binnen de 30 dagen nadat deze informatie is meegedeeld, kan de inschrijver wiens offerte werd gekozen, de gemotiveerde gunningbeslissing schriftelijk opvragen. De aanbestedende overheid moet deze informatie versturen binnen 15 dagen na ontvangst van het verzoek.
De sluiting van de opdracht houdt in dat de offerte van de gekozen inschrijver wordt goedgekeurd. Deze kennisgeving gebeurt per aangetekende brief, fax of via andere elektronische middelen op voorwaarde dat in de 2 laatste gevallen, de inhoud binnen 5 dagen per aangetekende brief wordt bevestigd.
- Informatie bij opdrachten boven 67 000 euro (exclusief BTW)
Na de gunningbeslissing moet onmiddellijk aan de gekozen inschrijver schriftelijk de gemotiveerde gunningbeslissing worden toegezonden. Die informatie betekent voor de gekozen inschrijver geen sluiting van de opdracht.
Deze informatie wordt verplicht per fax of per e-mail of een ander elektronisch middel verstuurd, met bevestiging per aangetekende brief op dezelfde dag.
De sluiting van de opdracht houdt in dat de offerte van de gekozen inschrijver wordt goedgekeurd. Deze kennisgeving gebeurt per aangetekende brief, fax of via andere elektronische middelen op voorwaarde dat in de 2 laatste gevallen de inhoud binnen 5 dagen per aangetekende brief wordt bevestigd.
Modeldocumenten gunning van de restauratiewerkzaamheden:
- Besluit vaststellen van de selectievoorwaarden – werken
- Verslag van nazicht bij beperkte aanbesteding of onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (selectie kandidaat-aannemers)
- Besluit selectie kandidaten
- Kennisgeving aan niet-geselecteerde kandidaten - brief - opdrachten TOT 67 000 euro
- Toezending gemotiveerde selectiebeslissing/motieven - opdrachten TOT 67 000 euro
- Kennisgeving aan niet geselecteerde kandidaten - brief - opdrachten BOVEN 67 000 euro
- Kennisgeving aan geselecteerde kandidaten - werken - beperkte aanbesteding
- Proces-verbaal opening van de offertes bij beperkte aanbesteding
- Gunningverslag bij beperkte aanbesteding
- Gunningverslag bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking
- Gestanddoeningstermijn verstreken - brief aan de aannemer (bij beperkte aanbesteding)
- Besluit toewijzing bij beperkte aanbesteding of onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking
- Kennisgeving aan niet-gekozen inschrijvers - opdrachten TOT 67 000 euro
- Toezending gemotiveerde toewijzingsbeslissing/motieven - opdrachten TOT 67 000 euro
- Kennisgeving resultaat gunning aan niet gekozen inschrijver(s) - opdrachten BOVEN 67 000 euro
- Kennisgeving resultaat gunning aan gekozen inschrijver - werken - opdrachten TOT 67 000 euro
- Toezending gemotiveerde gunningbeslissing/motieven - opdrachten TOT 67 000 euro
- Sluiting opdracht - werken - opdrachten TOT 67 000 euro
- Kennisgeving resultaat gunning aan gekozen inschrijver - werken - opdrachten BOVEN 67 000 euro
- Sluiting opdracht - werken - opdrachten BOVEN 67 000 euro
- Gelieve een keuze te maken naargelang de eredienst: kerkfabriek, protestantse kerkgemeente, orthodoxe kerkfabriek, islamitische gemeenschap, anglicaanse kerkfabriek, Israëlitische gemeente
- Gelieve een keuze te maken naargelang de eredienst: kerkraad, bestuursraad, kerkfabriekraad, comité
Naar de bovenkant van de pagina